Финансовият отчет на етажната собственост не трябва да бъде сложна счетоводна таблица, която само касиерът разбира.
Неговата задача е много по-проста:
всеки собственик трябва да може за няколко минути да разбере:
колко пари е имало;
колко са постъпили;
за какво са похарчени;
какви задължения остават;
каква е наличността в края на периода.
Когато отчетът е ясен и последователен, напрежението около парите във входа намалява значително.
Защо месечният отчет е толкова важен?
Парите са една от най-честите причини за конфликти в етажната собственост.
Обикновено проблемът не започва непременно от злоупотреба.
Много по-често започва от липса на информация.
Например:
„Колко пари има във фонда?“
„Защо този месец сме похарчили толкова?“
„Кой плати ремонта?“
„Колко апартамента имат задължения?“
„Къде отидоха събраните средства?“
Ако тази информация може да бъде проверена лесно, много от подозренията изчезват още преди да са се превърнали в конфликт.
Започнете с периода на отчета
Всеки отчет трябва ясно да показва за кой период се отнася.
Например:
Месечен финансов отчет
Период: 1 август – 31 август 2026 г.
Това изглежда очевидно, но при архив от десетки отчети ясният период е изключително важен.
Добре е отчетите да се изготвят винаги по една и съща структура.
Покажете началното салдо
Първата финансова стойност трябва да бъде сумата, с която етажната собственост е разполагала в началото на периода.
Например:
Начално салдо: 2 845,60 лв.
Тази сума трябва да съответства на крайното салдо от предходния отчет.
Ако крайното салдо за юли е 2 845,60 лв., началното салдо за август трябва да бъде същото.
Това е една от най-лесните проверки за непрекъснатост на отчетността.
Разделете касата от банковата сметка
Ако етажната собственост използва едновременно каса в брой и банкова сметка, най-добре е те да бъдат показвани отделно.
Например:
Каса: 520,00 лв.
Банкова сметка: 2 325,60 лв.
Общо наличност: 2 845,60 лв.
Така собствениците могат да разберат не само общата сума, но и къде реално се намират средствата.
Покажете приходите отделно
Всички постъпления за месеца трябва да бъдат ясно групирани.
Например:
Месечни такси за управление и поддръжка
Вноски във фонд „Ремонт и обновяване“
Допълнителни вноски за конкретен ремонт
Погасени стари задължения
Приход от отдаване на обща част
Други приходи
За всяка категория е добре да има отделна сума.
Пример за приходна част
Приходи за август:
Месечни такси: 1 240,00 лв.
Фонд „Ремонт и обновяване“: 620,00 лв.
Погасени стари задължения: 180,00 лв.
Други приходи: 0,00 лв.
Общо приходи: 2 040,00 лв.
Така веднага се вижда откъде идват парите.
Не смесвайте фонд „Ремонт и обновяване“ с текущите такси
Това е много важно.
Средствата за текущо управление и поддръжка и средствата във фонд „Ремонт и обновяване“ имат различно предназначение.
Затова отчетът трябва да позволява да се вижда:
колко средства принадлежат на текущата каса;
колко са натрупани във фонда;
какво е използвано от фонда;
какво остава в него.
Ако всичко се показва само като:
„Общо пари: 4 000 лв.“
собствениците не могат да разберат реалното финансово положение.
Разходите трябва да бъдат конкретни
Разходът:
„Ремонт – 450 лв.“
не е достатъчно информативен.
По-добре:
„Ремонт на входна врата – фирма Х – фактура №... – 450 лв.“
Всеки разход трябва по възможност да показва:
дата;
получател или доставчик;
основание;
сума;
документ.
Пример за разходна част
Разходи за август:
Електроенергия общи части – 148,32 лв.
Почистване – 280,00 лв.
Абонаментна поддръжка на асансьор – 165,00 лв.
Ремонт на входна врата – 420,00 лв.
Банкови такси – 12,50 лв.
Общо разходи: 1 025,82 лв.
Така всеки може лесно да провери от какво се формира общата сума.
Прилагайте документи към разходите
Когато има фактура, касова бележка, договор, разписка или друг документ, той трябва да бъде съхранен.
При електронна система може към съответния разход да има сканирано копие или снимка на документа.
Това позволява собственикът да види не просто:
„Платени 420 лв.“
а:
кой е получил сумата;
за какво;
кога;
по какъв документ.
Това значително увеличава доверието.
Какво става с разход без документ?
Понякога може да има дребни разходи, за които документ не е наличен.
Те не трябва да изчезват от отчета.
Напротив – трябва ясно да бъдат описани.
Например:
„Ключ за техническо помещение – 8 лв. – без фактура.“
Така информацията остава видима.
Но добрата практика е максимално много разходи да бъдат документално удостоверени.
Покажете просрочените задължения
Освен реално получените пари е важно да се вижда и какво все още не е събрано.
Например:
Неплатени задължения към 31 август: 740 лв.
Брой обекти със задължение: 5
Това показва защо наличността може да бъде по-ниска от очакваното.
Трябва ли да публикуваме имената на длъжниците?
На общодостъпно място трябва да се внимава с личните данни.
За публичния или общия отчет често е достатъчно да се покаже:
общата стойност на просрочените задължения;
броят на обектите със задължения;
разпределението по период.
Например:
До 30 дни: 180 лв.
31–90 дни: 240 лв.
Над 90 дни: 320 лв.
По-подробната информация може да бъде достъпна само за лицата, които имат законно основание да я виждат.
Добре е да има справка за начислено срещу платено
Това е една от най-полезните финансови проверки.
Например:
Начислени месечни такси: 1 440 лв.
Реално събрани: 1 240 лв.
Несъбрани: 200 лв.
Събираемост: 86,1%
Така веднага се вижда дали проблемът е висок разход или ниска събираемост.
Следете събираемостта
Един полезен показател е:
Събираемост = реално събрани текущи задължения / начислени текущи задължения × 100
Например:
Начислено: 1 500 лв.
Събрано: 1 350 лв.
Събираемост: 90%
Ако този процент постепенно пада, управителят може да реагира много по-рано.
Покажете движението на фонд „Ремонт и обновяване“
Фондът заслужава собствен раздел.
Например:
Фонд „Ремонт и обновяване“
Начално салдо: 5 420 лв.
Постъпили вноски: 620 лв.
Използвани средства: 0 лв.
Крайно салдо: 6 040 лв.
Това е много по-прозрачно от показването на една обща каса.
Ако са използвани средства от фонда
Това трябва да бъде видимо.
Например:
Начално салдо: 6 040 лв.
Вноски през месеца: 620 лв.
Ремонт на покрив: -2 400 лв.
Крайно салдо: 4 260 лв.
Добре е да бъде посочено и решението на общото събрание, въз основа на което е направен разходът.
Завършете с крайното салдо
Най-важната математическа проверка е:
Начално салдо + приходи - разходи = крайно салдо
Например:
Начално салдо: 2 845,60 лв.
Приходи: +2 040,00 лв.
Разходи: -1 025,82 лв.
Крайно салдо: 3 859,78 лв.
Тази стойност трябва да съответства на действителната наличност в касата и банковата сметка.
Ако салдото не съвпада
Това не означава автоматично злоупотреба.
Причината може да бъде:
пропуснат разход;
неотразено плащане;
банкова такса;
дублирана операция;
грешно въведена сума;
плащане в различен период;
неправилно начално салдо.
Но разликата трябва да бъде намерена и обяснена.
Добрата отчетност не оставя:
„около 30 лв. разлика“.
Включете и неплатените сметки на входа
Не само собствениците могат да имат задължения.
Самата етажна собственост може да има неплатени фактури.
Например:
предстояща фактура за ток;
неплатена поддръжка;
остатък към ремонтна фирма;
предстоящ данък или такса;
друго задължение.
Добре е те също да бъдат показани.
Пример
Наличност: 3 859,78 лв.
Предстоящи задължения:
Почистване – 280 лв.
Асансьор – 165 лв.
Електроенергия – приблизително 150 лв.
Така собствениците виждат, че цялата наличност не е непременно свободна за нови разходи.
Добавете сравнение с бюджета
Ако входът има годишен бюджет, месечният отчет става още по-полезен.
Например:
Почистване
Бюджет за август: 280 лв.
Реален разход: 280 лв.
Отклонение: 0 лв.
Електроенергия
Бюджет: 120 лв.
Реален разход: 148,32 лв.
Отклонение: +28,32 лв.
Така още през годината се вижда къде разходите се отклоняват от плана.
Следете и годишното натрупване
Освен текущия месец е полезно да има колонка:
„От началото на годината“.
Например:
Почистване този месец: 280 лв.
Почистване от началото на годината: 2 240 лв.
Това позволява да се откриват тенденции.
Какво трябва да вижда собственикът за 30 секунди?
Един добър отчет трябва да позволи за половин минута да бъдат разбрани поне следните пет числа:
Начално салдо
Приходи
Разходи
Просрочени задължения
Крайно салдо
След това, ако човек иска повече подробности, може да отвори отделните операции.
Какво не е добър отчет?
Например:
„Събрани пари – 2 000 лв.
Похарчени – 1 400 лв.
Останали – 600 лв.“
Липсва:
начално салдо;
основание на разходите;
фонд;
задължения;
документи;
разделение по категории;
реална проверка на наличността.
Това е по-скоро бележка, отколкото финансов отчет.
Не правете отчета прекалено сложен
Другата крайност също е проблем.
Няма смисъл всеки собственик да получава 20-страничен счетоводен отчет с десетки технически термини.
Добрият модел е:
една ясна обобщена страница;
възможност за подробна справка;
документи към операциите при необходимост.
Така и човек без счетоводни познания може да разбере финансовото състояние.
Пример за добър месечен отчет
Период: август 2026 г.
Начално салдо: 2 845,60 лв.
Приходи: 2 040,00 лв.
Разходи: 1 025,82 лв.
Крайно салдо: 3 859,78 лв.
От тях:
Текуща наличност: 1 580,00 лв.
Фонд „Ремонт и обновяване“: 2 279,78 лв.
Просрочени вземания: 740,00 лв.
Брой обекти със задължение: 5
Събираемост за месеца: 86,1%
Това вече дава реална картина.
Дигиталният отчет има голямо предимство
При хартиената отчетност собственикът обикновено вижда един лист на таблото.
В електронна система може да има:
автоматично начално и крайно салдо;
история на всички плащания;
филтър по период;
разделение на фондовете;
прикачени фактури;
справка за личното задължение;
графики по категории;
сравнение с предишни месеци;
автоматично изчисляване на събираемостта.
Така отчетът се превръща от статичен документ в инструмент за управление.
Публичност не означава липса на защита
Финансите на общото имущество трябва да бъдат прозрачни за собствениците.
Но това не означава, че всяка информация трябва да бъде публикувана публично в интернет.
Например детайлна информация за конкретните задължения на определено физическо лице не трябва без основание да бъде достъпна за всеки посетител на сайта.
Добрата система различава:
обществена информация;
информация за собствениците;
лична информация за конкретния потребител;
административна информация за управителя.
Колко често трябва да се прави отчет?
Законът и решенията на конкретната етажна собственост определят формалните задължения за отчетност.
Но от управленска гледна точка месечният отчет е много добра практика.
При него грешките се намират бързо.
Ако отчетът се прави веднъж годишно, трябва да бъдат проверени стотици операции наведнъж.
Най-добрият процес
Добрата финансова отчетност изглежда така:
плащане → запис на операцията → документ → правилна категория → месечно приключване → проверка на салдото → публикуване на отчета → архив.
Когато този процес се повтаря всеки месец по един и същ начин, финансовото управление става предвидимо.
Как прозрачността променя отношенията във входа?
Когато собственик може сам да провери:
колко е платил;
какво дължи;
колко има във фонда;
за какво са похарчени парите;
какъв документ има зад всеки разход,
въпросът:
„Къде отиват парите?“
постепенно изчезва.
Прозрачността не е просто административно задължение.
Тя е един от най-добрите инструменти за доверие между съседите.
Най-важната проверка
В края на всеки месец трябва да можем да докажем:
Начално салдо + всички реални приходи - всички реални разходи = действителната крайна наличност.
А след това да можем да покажем какво стои зад всяко число.
Ако това е изпълнено, имаме основата на добър финансов отчет.
Практичен месечен чеклист
Преди публикуването на отчета проверете:
Периодът правилен ли е?
Началното салдо съвпада ли с предходния месец?
Всички приходи ли са въведени?
Всички разходи ли са въведени?
Има ли документ към всеки възможен разход?
Фондът отделен ли е от текущите средства?
Задълженията актуални ли са?
Касата преброена ли е?
Банковото салдо проверено ли е?
Крайното салдо съвпада ли?
Ако отговорът на всички въпроси е „Да“, отчетът е готов.
Правна основа
Закон за управление на етажната собственост – разпоредбите относно управлението на средствата, фонд „Ремонт и обновяване“, решенията на общото събрание и задълженията на управителните органи.
Регламент (ЕС) 2016/679 и Законът за защита на личните данни – когато финансовият отчет съдържа информация, свързана с конкретни физически лица.
Решенията на общото събрание на конкретната етажна собственост относно бюджета, размера на вноските и реда за отчетност.
Публикацията има общ информационен характер и не представлява индивидуална счетоводна или правна консултация.